So geht richtiges Zeitmanagement
Zeitmanagement bedeutet, sich seine Zeit so einzuteilen, dass man in einem bestimmten Zeitrahmen alles erledigt, was man erledigen soll bzw. will. Wer sich seine Zeit bewusst einteilt, der setzt Prioritäten – im Beruflichen, wie im Privaten. Denn Zeitmanagement betrifft nicht nur die Arbeit, sondern genauso die Freizeit. Ziel ist, mit möglichst wenig Stress möglichst produktiv zu arbeiten.
Richtiges Zeitmanagement ist keine Erfindung der Neuzeit, sie beschäftigt den Menschen schon seit er produktiv und unter Zeitdruck arbeitet. Wer sucht, der findet unzählige Ratgeber und Beiträge zum Thema. Gerade in der Ingenieursbranche arbeiten wir häufig unter Zeitdruck an hoch komplexen Projekten. Es gibt unterschiedliche Ansätze, die ein gelungenes Zeitmanagement verdeutlichen und man unterscheidet auch mehrere Zeitmanagementtypen.
Pareto, Eisenhower und Alpen
Es gibt mehrere Methoden für ein gelungenes Zeitmanagement. Wir stellen im Folgenden drei davon vor.
Das Pareto-Prinzip
Der Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Federigo Damaso Pareto (1848 bis 1923) stellte fest, dass 80 Prozent des Geschehens auf 20 Prozent der Beteiligten entfallen. Sprich:
- 20 Prozent der Gesamtbevölkerung besitzen 80 Prozent des Gesamtvermögens.
- 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes.
- 20 Prozent der Besprechungszeit bringen 80 Prozent der Beschlüsse.
- 20 Prozent der Produktionsfehler bringen 80 Prozent des Ausschusses.
Das Pareto-Prinzip ging in die Geschichte ein und bis heute zählt die 80/20-Regel zu den gängigsten und effektivsten Zeitmanagementtaktiken.
Die Eisenhower-Taktik
Der amerikanische Präsident Dwight David Eisenhower gliederte Aufgaben nach Prioritäten. Er unterschied dabei nach Wichtigkeit und nach zeitlicher Dringlichkeit und trennte systematisch Wichtiges von Unwichtigem. Zu seiner Methode gehörte auch, Aufgaben zu delegieren oder einfach liegen zu lassen. Die optimale Rangfolge gliederte Aufgaben nach einer ABC-Methode:
A = dringend und nicht delegierbar (Anträge fristgerecht einreichen, Präsentationen vorbereiten, Besuchertermine wahrnehmen)
B = weniger dringend und teilweise delegierbar (Vorarbeiten für Besprechungen, Terminkoordination, Abrechnungen)
C = geringer Art (Routinearbeiten, Ablage)
Eisenhower setzte bei seiner Methode auf ein sogenanntes Zeitplanbuch, einen Terminkalender, als eine Art schriftliches Gedächtnis.
Die Alpen-Methode
Descartes empfahl bereits im 17. Jahrhundert, Aufgaben in einzelne Unteraufgaben zu zerteilen und dann nach Prioritäten und Dringlichkeit zu bearbeiten. Die Alpen-Methode geht genau so vor:
A = alle Aufgaben aufschreiben
L = Länge bzw. Dauer festlegen
P = Pufferzeit für unvorhergesehene Ereignisse einplanen
E = Entscheidungen treffen, was wann wie erledigt wird und was delegiert werden kann
N = Nachkontrolle: Was bleibt übrig? Was kann verschoben werden?
Komplexe oder vielfältige Aufgaben werden so in Teilpakete zerlegt. Sie werden so überschaubarer und kontrollierbarer.
Zeittypen: monochron oder polychron?
Nicht jeder Mensch arbeitet gleich. Der Anthropologe Edward T. Hall unterschied 1959 darum monochrone und polychrone Zeittypen und ordnete ihnen bestimmte Verhaltensweisen zu.
Der monochrone Zeittyp
- Konzentration auf eine einzige Aufgabe
- starke Fokussierung
- hohe Bedeutung von Terminabsprachen
- Orientierung an Plänen
- andere nicht stören
- Pünktlichkeit
- methodisches Arbeiten
Der polychrone Zeittyp
- Multitasking
- viel Ablenkung
- Termine unwichtig
- keine Planung
- Störung anderer
- Verspätungen
- weniger Geduld
Ob man eher monochron oder polychron arbeitet, ist auch kulturell geprägt. Denn während in Nordeuropa, Japan, den USA oder Kanada Verspätungen als unerwünscht gelten, spielt Pünktlichkeit im Mittelmeerraum, im Nahen Osten, Indien oder Mittel- und Südamerika eine weniger große Rolle.
Zeitmanagement für Ingenieure
In der Ingenieursbranche arbeiten Experten zum Teil unter hohem Zeitdruck. Der Wettbewerb ich groß und hinter den laufenden Projekten stehen große Budgets. Dabei sind die Inhalte komplex und umfangreich, jedes Detail ist wichtig und darf nicht übersehen werden. Die richtige und produktive Herangehensweise spielt daher bei Ingenieuren eine große Rolle. Geht der Überblick verloren, fehlen am Ende unter Umständen wichtige Teile und das Endprodukt ist nicht zum angestrebten Termin fertiggestellt oder es funktioniert nicht so, wie es sollte. Beides ist meist keine Option.
Um der Verantwortung gerecht zu werden, geht bei Ingenieuren nichts ohne ein effektives Zeitmanagement. Ansonsten leidet auch die Work-Life-Balance.
How to – Der perfekte Tagesplan
Wie geht man nun am besten vor? Wie sieht richtiges Zeitmanagement in der Praxis aus? Wir haben ein paar Tipps:
- Vorplanen
Setzen Sie sich abends hin und halten Sie Ihre Aufgaben für den nächsten Tag schriftlich fest. Planen Sie Ihren Tag im Voraus, so nehmen Sie Ihre To-dos auch nicht mit ins Bett und schlafen ruhiger. - Realistisch bleiben
Schätzen Sie den notwendigen Zeitaufwand für alle Aufgaben ein – und zwar in einem realistischen Maß. So schaffen Sie es auch, Aufgaben wirklich zu erledigen und erleben dadurch das Gefühl von Erfolg. - Pufferzeiten
Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit. 20 Prozent bleiben für unerwartete Aktivitäten und weitere 20 Prozent für auftretende Probleme und Störungen. - Prioritäten setzen
Sie entscheiden, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und damit an erster Stelle stehen. Jedes To-do auf Ihrer Liste sollte darum eine Priorität erhalten. - Stille Stunde
Konzentrieren Sie sich eine Zeit lang ausschließlich auf wenige und wichtige Aufgaben. Alles andere wartet so lange und kann danach bearbeitet werden. - Mentale Vorbereitung
Machen Sie es wie erfolgreiche Sportler und stellen Sie sich folgende Fragen- Was kann ich tun, um morgen möglichst viel Spaß und Freude zu haben?
- Wie kann mich dieser Tag meinen Zielen näher bringen?
- Wem könnte ich morgen eine Freude bereiten? Auch mir selbst? Wie?
- Welche Probleme oder Schwierigkeiten könnten auf mich zukommen? Wie könnte ich diese lösen?
- Ihr persönliches Highlight
Schenken Sie besonderen Ereignissen in Ihrem Alltag auch besondere Aufmerksamkeit. So finden Sie in jedem Tag einen Höhepunkt. - Gute Laune
Starten Sie entspannt in den Tag und planen Sie hierfür auch die entsprechende Zeit ein. Denn ein hektischer Morgen wirkt sich auf den gesamten Tag aus. - Weniger grübeln
Halten Sie Termine, Aufgaben, Ideen etc. sofort fest. Die meisten Ideen kommen nämlich dann, wenn man Sie nicht braucht und umgekehrt. - Serienproduktion
Fassen Sie ähnliche Aufgaben zu Arbeitsblöcken zusammen (maximal 30 bis 60 Minuten). Der Vorteil: Sie müssen Ihre Arbeitsgänge nur einmal vorbereiten und erledigen Tätigkeiten gleicher Art schneller. - Aufgaben abschließen
Beenden Sie angefangene Dinge immer an einer sinnvollen Stelle, bevor Sie zu etwas anderem übergehen. So vermeiden Sie, dass Sie sich ständig neu in ein Thema einarbeiten müssen. - Der leere Tisch
Ein überfüllter Schreibtisch lenkt – ähnlich wie ein überfüllter Posteingang – von den wesentlichen Dingen ab. Also räumen Sie auf! - Pausen gehören dazu
Nach etwa einer Stunde sollten Sie eine kurze Pause von maximal 10 Minuten einlegen. Idealerweise bewegen Sie sich und atmen einmal tief an der frischen Luft durch. - Vor dem Feierabend
Verlassen Sie Ihren Arbeitsplatz ohne Reste vom Vortag und so, wie Sie ihn morgens vorfinden möchten. - 5-Finger-Technik
Nehmen Sie sich am Ende Ihres Tages ein paar Minuten Zeit, um Ihren Tag zu reflektieren. Eine Technik hierfür, ist die 5-Finger-Technik.
Daumen > Denkergebnisse: Welche Erfahrungen, Erkenntnisse habe ich heute gewonnen?
Zeigefinger > Zielerreichung: Was habe ich heute geschafft und geleistet, das mich meinen persönlichen und den Zielen des Unternehmens näher bringt?
Mittelfinger > Mentalität: Wie war heute meine vorherrschende Stimmung und Gemütslage?
Ringfinger > Ratgeber, Hilfe: Womit habe ich anderen heute geholfen, eine Freude gemacht, einen Nutzen geboten?
Kleiner Finger > Körper: In welcher körperlichen Verfassung war ich heute? Was habe ich heute für meine Gesundheit getan? - Last but not least
Üben Sie jeden Tag, bis Ihnen diese Grundregeln in Fleisch und Blut übergegangen sind. Sie werden Teil Ihrer Persönlichkeit.
Fazit: Practice, and all is coming.
Das richtige Zeitmanagement ist Typ- und Übungssache. Produktives Arbeiten war schon immer wichtig, auch wenn die Umstände sich heute stark von denen vor über 100 Jahren unterscheiden. Der Wunsch danach, den Tag optimal zu gestalten, um ihn mit einem guten Gefühl zu beschließen, gehört wohl zur menschlichen Natur. Durchdachtes Zeitmanagement und ein wenig Übung und Disziplin helfen dabei, Stress zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und am Ende auch mehr qualitative Freizeit zur Verfügung zu haben. Denn wer bei der Arbeit seine Aufgaben nicht abschließt, der trägt sie nach Feierabend weiter mit sich herum. Und wer im Privaten seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann, dem schwirren sie am Schreibtisch weiter durch den Kopf.